Evaluation par les pairs

PROCEDURE D’EXAMEN CRITIQUE PAR LES PAIRS (PEER REVIEWING) :

Tout manuscrit proposé est soumis à l’avis d’au moins deux rapporteurs indépendants, ne faisant pas partie du comité éditorial, et reconnus pour leur expertise dans le domaine. Les soumissions sont évaluées en double aveugle : l’auteur n’est pas connu des rapporteurs et les rapporteurs ne connaissent pas l’auteur.

Si un rapporteur accepte ou souhaite divulguer son nom, il ou elle doit envoyer son autorisation écrite à l'éditeur.

Lorsqu'un manuscrit est définitivement rejeté, toutes les copies du manuscrit sont supprimées du système éditorial.

Lorsqu'un manuscrit est publié, nous conservons des copies de la soumission originale, des commentaires, des révisions et de la correspondance à perpétuité, pour aider à répondre aux futures questions sur le travail si elles se posent.

 L'absence d'autocopie ou de copie d'un article existant est vérifié, en Français et Anglais, avec la détection de plagiat  CrossRef Similariy Check par Ithenticate.  Si la soumission d'un article a un contrôle de similitude supérieur à 20 %, un mail est envoyé à l'auteur principal avec le rapport des similitudes détectées et il est prié de soumettre à nouveau son article avec des considérations plus personnelles.

Similarity check indique le pourcentage de texte identique à celui de différentes sources et le pourcentage de texte présent dans une source unique. Aussi un contrôle humain est exercé de telle sorte qu’un degré de similitude inférieur à 20 % peut ne pas être accepté : par exemple la recopie d’un tableau provenant d’un article non clairement référencé ne sera pas accepté. A l’inverse la recopie de la méthodologie provenant d’un texte du même auteur est tolérée. Il est possible aussi qu’une multitude de petits morceaux de phrase séparés provoquent un score plus élevé de similitude sans que pour autant il y ait plagiat. Nous utilisons donc le pourcentage de similitude comme un guide initial qui peut aboutir selon le type de similitude à une conclusion différente justifiant une demande d’explication à l’auteur. En pratique nous utilisons comme guide de décision la référence : https://www.ithenticate.com/plagiarism-detection-blog/bid/63534/crosscheck-plagiarism-screening-understanding-the-similarity-score#.V3Js2qLz_hF

Un schéma ou dessin complexe recopié à partir d’un autre article nécessite l’autorisation de son auteur ou, au minimum, d’indiquer clairement la référence de l’article dont il provient et le nom de l’auteur.

Cas particuliers :

- le BDD étant la revue du registre français de dialyse à domicile (RDPLF), les analyses de la base de données sont généralement présentées par un membre du comité de rédaction et revues par deux autres membres du comité éditorial..

-le RDPLF a une convention avec l'International Society for Peritoneal Dialysis et l'autorisation de l'éditeur de SAGEedition de traduire en français et de publier la traduction des recommandations Open Access de l'ISPD à condition de faire clairement référence au texte original anglais (voir https://doi.org/10.25796/bdd.v4i3.63033 ).

Evaluation étape 1 : - le texte est évalué par un ou deux membres du comité de rédaction qui vérifie la conformité de l'article aux règles suivantes :

- Le sujet doit être dans le but du journal,

- La présentation et la structure doivent être conformes aux recommandations aux auteurs,

Si l'article ne répond pas à l'ensemble de ces critères, il est renvoyé aux auteurs sans être soumis aux rapporteurs. En cas d'acceptation par l'éditeur, il est envoyé aux rapporteurs selon les étapes suivantes.

 Evaluation étape 2 :

Les rapporteurs sont choisis en fonction de leur expertise dans le domaine du texte qu’ils doivent analyser.

Les rapporteurs sont indépendants du comité éditorial

Les rapporteurs doivent signaler tout conflit d’intérêt qui pourrait potentiellement fausser leur jugement.

Ils doivent souligner les éventuelles parties du texte pour lesquels ils ne se sentent pas compétents.

Ils doivent considérer les articles qui leur sont soumis comme rigoureusement confidentiels, ne doivent pas les conserver pour eux-mêmes et doivent les détruire à la fin de leur évaluation. Les commentaires des rapporteurs doivent être objectifs et constructifs sans être de nature hostile ou désobligeante. De plus amples informations sur les questions d'examen éthique par les pairs et les conflits d'intérêts sont disponibles dans les lignes directrices du COPE . Le comité éditorial s'engage  également  à suivre les recommandations de l'International Commitee of Medical Jouranl Editors (ICMJE). Les rapporteurs s’engagent à rendre leurs remarques dans un délai maximum de 15 jours

Chaque rapporteur doit se poser ces questions :

  • Est-ce que le texte est original ?
  • Est-ce que le texte est conforme aux buts de la revue?
  • Apporte-t-il une information intéressante aux lecteurs-cibles de la revue ?
  • Le texte est-il bien écrit ?
  • Est-ce que les conclusions sont en accord avec les résultats et la discussion ?
  • Est-ce que les figures et tableaux apportent une information utile au texte et complémentaire ?
  • Est-ce que les méthodes utilisées par l’auteur sont adaptées ; les biais potentiels sont-ils discutés ?
  • Ils doivent vérifier que la bibliographie est correctement numérotée et que tous les articles de la bibliographie sont notés dans le texte avec le bon numéro.
  • Est-ce que les légendes des figures et tableaux permettent de les comprendre sans se référer au texte.
  • Est-ce que tous les tableaux et figures sont numérotés et appelés dans le texte.
  • Lorsque des tableaux contiennent des totaux ou pourcentages, il doivent dans la mesure du possible vérifier qu’il n’y a pas d’erreur.
  • Le résumé et le texte principal doivent être analysés ; le résumé ne doit pas comporter des informations absentes du texte principal dont il est la synthèse fidèle. Toute différence entre le résumé et le texte principal doit être signalée.
  • La conclusion ne doit pas apporter d’éléments nouveaux non discutés dans le texte.

Les rapporteurs doivent rédiger leur avis sur l’ensemble du texte et si nécessaire proposer des corrections ou améliorations

Leur avis est transmis au comité de rédaction de la revue au moyen du formulaire mis à leur disposition, auquel s’ajoute une partie texte libre divisée en deux sections, une confidentielle pour l’éditeur, l’autre pour les auteurs.

Les critiques et remarques adressées à l’auteur doivent être courtoises et constructives, et doivent aider l’auteur à améliorer son texte.

Si un rapporteur écrit des corrections dans le texte, elles doivent être de couleur différentes ou en mode suivi modification de Word et charger sur le serveur du BDD ces corrections à part de leur commentaires.

Si les rapporteurs ont demandé des corrections, celles-ci sont transmises aux auteurs qui doivent, dans un délai de 8 jours, répondre à l’éditeur pour dire s’ils acceptent de les faire : dans le cas contraire leur soumission est définitivement refusée. Si les auteurs acceptent de faire leur soumission, elle doit être envoyée au comité de lecture dans un délai de 21 jours maximum, par l'intermédiaire du site du BDD..

Les auteurs peuvent être dans l’impossibilité de répondre à certaines demandes des rapporteurs : ils doivent alors adresser un courrier documenté expliquant pourquoi ils ne peuvent suivre l’avis des rapporteurs. L'avis des rapporteurs sera de nouveau demandé sur la pertinence de la réponse pour accepter l'article.

Evaluation étape 3 

Si les auteurs ont respecté les délais, ont effectué toutes les corrections éventuelles demandées par les rapporteurs et que ceux-ci ont accepté l’article, ce dernier est accepté définitivement et publié dans le numéro suivant du BDD : le délai peut alors être de 15 jours à 3 mois selon la date d’acceptation définitive. Si les auteurs n’ont pas pu répondre à certaines demandes des rapporteur, l’avis est demandé au comité de rédaction qui décide alors de l’opportunité ou non de publier l’article. S’il n’est pas accepté, une justification en est donnée aux auteurs.

Bon à tirer avant publication

L'article, une fois accepté, est mis en page par le secrétariat. Avant mise en ligne et publication un bon à tirer est adressé aux auteurs pour accord. A ce stade seules des modifications de détails qui ne changent pas  la mise en page sont acceptées.

Un formulaire est adressé à chaque co auteur pour qu'il confirme qu'il est auteur ou co auteur de l'article, qu'il/elle en accepte la publication et qu'il/elle déclare ses éventuels conflits d'intéret. Le formulaire est disponible sur ce lien. Chaque co auteur doit le compléter et le transmettre à l'éditeur directement ou par l'auteur principal.

En cas de suspicion de malversation des données ou de non respect du processus de "reviewing""

Tout personne peut déclarer un cas de suspicion de manipulation du processus de relecture, que ce soit par un relecteur ou par un auteur. Une lettre documenté doit alors être adressées au secretariat de l'éditeur en chef qui suivra rigoureusement les recommandations du site COPE et de son algorithme décisionnel à l 'adresse :https://publicationethics.org/node/34311.

Toutes les décisions seront prises d'un commun accord entre les directeurs de la revue, après avis d'au moins deux membres du comité de lecture . Si nécessaire l'avis  du comité de conseil médical et infirmier sera pris. Dans tous les cas l'éditeur suivra les recommandations COPE disponibles à l'adresse https://publicationethics.org/sites/default/files/COPE_AUDIT_0.pdf